erhu -- 生活。旅遊

在這個超級e化的世界,絕大多數的事情都可以在電腦前面完成,所以大家也都越來越仰賴電腦,包括與人溝通協調詢問等事情,都不再使用電話,而是直接使用email,可以避免剛好在人家不適合講話的時候去干擾他,也可以讓人有比較多的時間去思考整理問題的答案,對於我們這種英文不大好的外國人,更是可以避開一些語言上的障礙,所以原則上,我都是把email當作第一個考量的工具...

也正因為此,我每天都會收到很多email,以我兩個最常用的信箱(普渡和麥基爾)為例,我這兩個信箱每天總共至少都會收到40~50封信(這樣可能還不算多,我老闆的應該是200起跳...),所以每天都得固定花一段時間回email...不過我發現到一件事,就是有些人可能真的覺得email是一個很快速但不正式的溝通管道,在用字遣辭上是很隨性的,但是我個人確認為這樣很容易造成一些不必要的誤會或甚至於反感....原因是我認為在email的溝通來往中,你其實看不到對方的表情或聽到對方的聲音,尤其在很多時候,你根本就不認識那個人,所以你無從得知對方在寫這封信時的態度是怎樣,你只能從他的字裡行間去猜測.所以通常會使用更為娓娩的措辭(尤其是請求對方幫忙的時候),也就造就了小貓在之前某篇部落格文章(語言障礙)中提到的email中常會需要使用一些虛詞或看起來過度有禮的用詞,我同意太過會讓人受不了,但是有些時候還是很必要的.就算是已經很熟的同事或朋友,我email的語氣也都還是會偏客氣.

會突然有這種感想,是因為這陣子常常收到有人希望我幫他們做一些事情的email,一開始的是希望跟我們實驗室借儀器,結果他email就這樣寫:

Hi,
I need to use XXX for my experiment. When will be the time that I can borrow it from you.

Thank you,
OOO

也許是我脾氣不好,我一看到這封信的時候就罵了髒話,也不自我介紹你是誰,一開頭就說我要跟你借東西,你當我是誰啊?說借就借嗎?所以後來他來找我的時候,我並沒有給他什麼好臉色,雖然後來我大概知道可能是因為他的英文不太好,所以就有稍微改變我的態度,不過也可以看得出來用字遣辭的影響是在哪裡,他如果email裡再客氣一點的話,我可能就還會主動提供一些援助了.還有就是最近有人"要求"我示範一套設備使用方式給他(因為我實在無法從他的email裡看出有"請求"的意涵),由於他不是唯一一個提出這要求的人,所以我還得為此和另外一個橋時間,當我寄信給他們兩人詢問時間後,我就收到他的回信,內容如下(我有刪去招呼語和署名):

I have just read your emails. I think whenever you want to find a perfect time (for three people) it never happen! I agree with any time that you are comfortable with. Please only tell me the final appointment.

也許有些人可能覺得還好,不過當我看到的時候,我總有一種被打一巴掌的感覺..雖然我希望相信他其實是"本著客氣的心",但是大概是我太過纖細了吧.........

還有,之前因為有一個系上的老師,有一次經過我們實驗室的時候,要求我把門打開給他看我們的實驗室,看完後就嘖嘖兩聲後走人了,結果後來學校有OPEN HOUSE的活動(就是開放學校設施給一些高中生的家長來參觀),他就寫了一封信給我們老闆說你們的實驗室看起來還不錯,你可以找個人來講你們實驗室在做啥嗎?由於我運氣不好,我在錯誤的時間出現在我老闆的面前,所以我就被要求做這件事了.....結果那老師自己把時間搞錯了,先是要我星期六到學校,結果其實是星期天,所以我兩天都跑去學校..之後就寫信跟我詢問當天的狀況如何,信中完全沒有招呼語和結尾,也沒有為"把時間搞錯"這件事跟我道歉,信中就直接寫(一字不漏唷!):

So how did it go on sunday. I want to follow up.
How many people/tours came by?

I am trying to gauge whether this is worthwhile or not, for the next

老實說,這讓人不是很高興,我根本不是你學生耶,我是來幫忙的,怎麼用這種語氣呢?不過我還是很客氣地說明當天的狀況,並且cc給我的老闆,我老闆的回信(我有刪去招呼語和署名):

I just wanted to thank you profusely for taking time out of your busy
schedule to conduct these tours.
I agree with your comment, but at the same I think the research labs tours
can in some cases have an impact.
I think it was really worth it considering the traffic, and so thanks again,

可以看得出來差異性了嗎?那種奇蒙子的問題是很重要的!總之,只是提醒大家,寫email還是寧願多花一點時間去修辭彙,是可以減少一些不必要的麻煩的!